Verksamhetsutveckling med Maria Bergström

Maria delar med sig av sin resa, utmaningar och framgångar, samt de strategier hon använder för att navigera i komplexa miljöer och driva förändring. Hon berättar hur hon hanterar motstånd mot förändring med lyhördhet och beslutsamhet, och betonar vikten av att bygga starka relationer och nätverk. Slutligen ger Maria oss en inspirerande inblick i sina framtida mål och ambitioner, särskilt inom digitalisering i den offentliga sektorn.

Vad fick dig att välja en karriär inom verksamhetsutveckling och hur har resan sett ut?

Genom hela min karriär har jag arbetat i gränslandet mellan verksamhet och IT. Jag drivs av en passion för problemlösning och strävar ständigt efter att effektivisera processer inom olika affärsområden. Det är givande att se hur HR-personal kan frigöra tid från återkommande, repetitiva uppgifter för att i stället fokusera på personalutveckling, eller att minska den administrativa belastningen för sjuksköterskor, vilket möjliggör mer tid för direkt patientvård.

Vilka är de vanligaste utmaningarna du möter som verksamhetsutvecklare och hur hanterar du dem?

En av de vanligaste utmaningarna i mitt arbete är motstånd mot förändring, ofta inte främst bland de som utför uppgifterna, utan snarare inom ledningsgrupper eller bland andra ansvariga. Dessa parter kan ha ett visst ägandeskap över specifika frågor, vilket kan leda till att de uppfattar en verksamhetsutvecklare som presenterar nya förslag som ett hot. Det kan tolkas som att konsulten pekar ut något som har hanterats felaktigt.

Kan du ge ett exempel på en utmaning och hur du löste den?

I min roll som verksamhetsutvecklare eller som projektledare inom offentlig sektor är det alltid en balans mellan att stöta på för att komma framåt och att backa tillbaka för att låta processer ha sin gång. För mig är det viktigt att göra allt jag kan för att vi gemensamt ska nå den nytta som är tänkt. Det är speciellt utmanande när inte alla sitter i samma "båt", vill olika saker, prioriterar olika och vill åt olika håll. Då är det avgörande att initialt ta ett steg tillbaka, samla alla berörda parter och tydligt omdefiniera det gemensamma målet. Det är också viktigt att föra individuella samtal med de inblandade för att skapa en personlig dialog för att förstå hur den föreslagna förändringen påverkar varje person på ett individuellt plan.

Hur ser en typisk dag ut för dig som verksamhetsutvecklare? Har du några rutiner som hjälper dig hålla fokus och produktivitet?

Jag inleder min arbetsdag med att noga gå igenom kalendern och mina anteckningar för att skapa en välstrukturerad dagsplan, samtidigt som jag lämnar utrymme för eventuella spontana ärenden. Jag ser till att boka in framtida möten i god tid, för att säkerställa att både jag och andra berörda parter kan planera effektivt och undvika onödig stress. Att upprätthålla en organiserad kalender är avgörande för att minimera ad-hoc åtgärder och främja en smidig arbetsprocess för alla inblandade.

Vad är enligt dig den mest spännande delen av att arbeta med verksamhetsutveckling?

Det som är mest givande och spännande är att observera när "ringar på vattnet" bildas. Detta sker när insikter och förändrade tankesätt uppstår, och när synergier skapas på olika sätt. Det kan innebära att olika medarbetare i organisationen tycker det är roligt att utforska ett specifikt område vidare eller kommer med nya förslag och kreativa idéer. Det är fascinerande att se vart detta leder, ofta i riktningar som jag själv aldrig skulle ha föreställt mig. Det är avgörande att ge utrymme för denna utveckling, eftersom några få i en verksamhet inte kan sitta på all kunskap om vad som behöver förändras.

Hur ser du på samarbete och kommunikation med andra avdelningar inom organisationen för att uppnå mål?

Det är av största vikt och mycket kraftfullt att samarbeta, samverka och kommunicera så brett som möjligt. Som verksamhetsutvecklare och projektledare är kompetens inom förändringsledning en central del av arbetet. Därför är det viktigt att arbeta med hög transparens, att lyssna, att bjuda in till dialog samt att kommunicera med olika intressenter inom hela verksamheten genom hela processen. Inget mål är uppnått förrän resultatet eller den avsedda nyttan har tagits emot och erkänts.

Vilka är dina främsta strategier för att identifiera och implementera förbättringar inom organisationen?

När man påbörjar ett nytt uppdrag i en ny verksamhet eller organisation är det viktigt att vara lyhörd och inhämta så mycket information som möjligt. Detta inkluderar inte bara att förstå uppdragets mål och förutsättningar, utan även att förstå kultur, värderingar och aktuella utmaningar. Det absolut viktigaste är att etablera personliga relationer och skapa ett internt nätverk. Det personliga samtalet spelar en avgörande roll på många sätt: det bygger relationer, ger insikt i utmaningar, hjälper att förstå kultur och värderingar, samt ger en djupare förståelse för medarbetarnas kompetenser och drivkrafter. Dessutom är det genom dessa samtal man kan identifiera interna "ambassadörer" som bidrar till att driva och implementera förbättringar.

Kan du dela med dig av några framgångshistorier eller prestationer som du är särskilt stolt över från ditt arbete?

Att tänka stort men börja litet är ett känt uttryck för många, men det är viktigt att kunna omsätta det i praktiken. Det handlar om att komma igång snabbt och utveckla därifrån. Ett arbete jag är särskilt stolt över är att som agil projektledare ha lyckats implementera just detta i en mycket komplex, besluts- och processdriven samverkansorganisation med en dynamisk omvärld. I början fanns det många frågetecken, mycket oro och väldigt många intressenter. Försöken att reda ut alla behov, lösningar och beslut hade redan fördröjt projektstarten. I detta fall blev det extra viktigt att börja med det redan kända och använda de få men redan etablerade resurserna.

Hur balanserar du innovation med att hålla dig inom organisationens ramar?

Att vara innovativ men samtidigt hålla sig till redan etablerade strukturer är en kontinuerlig balansgång. Hur mottaglig en organisation är för förbättringsförslag beror ofta på ledningens inställning till förändring och dess ägandeskap. Det finns olika sätt att driva förändringar framåt, anpassat efter organisationens mognadsgrad. Ett enkelt och effektivt sätt är att uppmuntra verksamheten att konkret testa ett nytt stöd eller arbetssätt i liten skala. Detta gör det möjligt att snabbt utvärdera erfarenheterna. Beslut om att testa något nytt är ofta enklare att fatta, vilket i sin tur leder till att förändringen sker agilt och naturligt.

Slutligen, vad är dina framtida mål inom ditt arbetsområde, och hur planerar du att nå dem?

Mina framtida mål är att etablera mig ännu starkare inom det strategiska området för en effektiv och smart digitalisering inom den offentliga sektorn. Jag har fortfarande en stark drivkraft att de nyttor jag bidrar till ska göra skillnad för både samhället och den enskilda människan. I Sverige har vi unika möjligheter där alla kan påverka samhällets utveckling, och om jag kan göra skillnad direkt eller indirekt med min kompetens och erfarenhet, är det precis det jag vill göra.