Ibland är PDF helt rätt
PDF är egentligen ett fantastiskt filformat. Det är standardiserat och nästan alla som har en dator eller mobil kan också läsa PDF-formatet. När mottagaren förväntas skriva ut information för att till exempel affischera är PDF rätt format. Det blir ett smidigt sätt att säkerställa en snygg presentation på papper.
PDF är perfekt för dokument som ska tryckas eller skrivas ut.
Ofta är PDF helt fel
Men alldeles för ofta skickas PDF-dokument som bilagor till e-post trots att mottagaren troligen kommer att läsa hela meddelandet på en skärm. Inte sällan på mobilen. Det här gäller mängder av vardagliga, enkla dokument såsom
- veckobrev,
- informella mötesanteckningar,
- pressmeddelanden och
- planeringsdokument.
Då är PDF inget optimalt format.
Mobilskärmen rymmer inte ett A4-ark
Den som öppnar en typisk PDF-fil på mobilen behöver ha extremt bra syn för att kunna läsa texten, eftersom en A4-sida behöver förminskas ganska mycket för att få plats på skärmen.
Undvik onödig titthålskirurgi
Lyckligtvis kan nästan alla moderna mobiltelefoner zooma, så visst är det möjligt att förstora så att texten blir läsbar. Men problemet är att den som förstorar också förlorar överblicken. Du ser en liten del av sidan, och för att kunna läsa krävs ofta att du flyttar på "titthålet" åt höger och vänster - fram och tillbaka - för varje rad du vill läsa. Det är tröttsamt för både fingrar och ögon. För långa dokument kan det bli plågsamt.
Det är jättebra att titthålskirurgi finns, men varför tvinga folk att kika genom ett litet hål när det inte behövs?
Fungerar "omforma flöde"?
Det finns en funktion i vissa PDF-program som heter "omforma flöde", som i teorin kan göra PDF-filer ganska smidiga att läsa även på en liten skärm. Funktionen gör nämligen att innehållet frikopplas från layouten och visas med text i lagom storlek.
Ibland gör funktionen faktiskt PDF-dokument "responsiva". Men tyvärr är detta ingen universallösning. Dels finns funktionen inte i alla PDF-program, och dels är det inte alla som känner till den. Och framförallt presenteras innehåll ofta i fel ordning, fel storlek, eller inte alls.
Arbetsamt att göra PDF tillgängligt
Presentationen i "omforma flöde" likar på sätt och vis presentationen för personer som inte ser, som använder en skärmläsare för att få innehållet uppläst. Då försvinner också den tvådimensionella layouten, och allt presenteras i en enda lång sekvens.
Det är möjligt att konstruera PDF-dokument med korrekt uppläsningsordning - och enligt tillgänglighetsstandarder och lagar är det obligatoriskt. Men detta (liksom en del andra tillgänglighetsåtgärder i PDF-dokument) kan kräva en hel del arbete. Trots att väldigt många är vana att producera PDF-dokument så är det inte många som är vana att producera tillgängliga PDF-dokument.
Använd resurserna där de gör nytta
Ibland är alltså PDF det bästa formatet, och då är det nödvändigt att lägga ner tid på att göra tillgänglig PDF. Men många gånger är detta onödigt arbete. Skriv helt enkelt budskapet direkt i e-postmeddelandet, eller gör en webbsida istället. Det blir ofta betydligt enklare för
- användare med liten skärm,
- användare som behöver förstora mycket, och
- användare som lyssnar.
Kanske vill du både erbjuda en snyggt layoutad version för utskrift och en version för mer flexibel digital presentation? Gör gärna det, men skriv då tydligt i brevet att bilagan innehåller samma information i layout anpassad för utskrift.
Rätt format kan spara skog och pengar
Tänk dig att du fått ett mail med en rapport på en handfull sidor. Om rapporten finns i form av en webbsida är det helt okej att läsa den på skärmen, men om den bara finns som PDF är risken stor att den hamnar på papper. Inklusive försättsblad, innehållsförteckning, referenser och bilagor kan det bli ganska många A4-papper som går åt. De träden hade kanske kunnat stå kvar och bidragit i klimatarbetet. Och varken papper eller skrivar-toner är gratis.
Det är nog bara lite kunskap som behövs
Jag tror inte att det finns någon som med avsikt försöker frustrera andra med PDF. Det handlar nog bara om slentrian. Detta är inte heller något av världens större problem. Men det är ett av de problem som faktiskt går att göra något åt.
